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Business Travel: attenzione ai costi indiretti

Come gestire i costi diretti e indiretti nella programmazione di viaggi d’affari.

Sempre più spesso tra le competenze del travel manager è richiesta la conoscenza di strategie di revenue management, ossia l’insieme di tutte quelle leve atte ad ottimizzare i guadagni di un’azienda.
In questo contesto è evidente che si inserisce la gestione dei costi diretti e indiretti.
In ambito di travel management si parla di costi diretti tutti quei costi fissi legati alle spese sostenute per il viaggio, il vitto e alloggio o i costi di trasferta.

I costi indiretti possono essere invece tutte quelle spese generali dell’azienda, i costi legati alla struttura e alla gestione dei viaggi, alle prenotazioni o all’organizzazione della trasferta di lavoro.
Questi costi non possono essere attribuiti ai Clienti né tantomeno essere parte del budget di spesa, ma influiscono sul bilancio aziendale.

Come ottimizzare i costi indiretti

Pensa a quanto tempo investi nella pianificazione dei viaggi dei collaboratori? Quante ore spendi nella ricerca della soluzione più conveniente? Quanti minuti hai dovuto attendere per parlare con il primo operatore disponibile?

Tutto questo tempo non rientra nei costi diretti e può incidere significativamente nella rendicontazione finale.
Considera poi che il tempo che hai investito per queste attività, può averti distratto da altre operazioni più importanti.
Come fare dunque a gestire i costi indiretti?
Ci sono delle best practice che, se messe in atto, ti aiuteranno nella gestione delle spese dei viaggi di lavoro.

Best practice

  1. Educare i collaboratori al rispetto e alla massima adesione alla travel policy;
  2. Definire collaborazioni e partnership;
  3. Dotare l’azienda di sistemi informatici e strumenti di gestione automatizzata;
  4. Stipulare convenzioni;
  5. Redarre reportistiche.

Massima Adesione alla Travel Policy

La Travel Policy consiste nello stilare le linee guida per la gestione dei viaggi aziendali.
Deve indicare con precisione e in modo semplice e chiaro quali sono i costi a carico dell’azienda e quali non possono essere rimborsabili e tutte le procedure e le tempistiche per la presentazione delle nota spese, dei piè di lista o altra documentazione.
Se la travel Policy è condivisa e rispettata da tutti, la gestione delle procedure è semplificata.

Definire collaborazioni e partnership

Un altro modo per ottimizzare i costi indiretti è la selezione e la definizione delle giuste collaborazioni con altre aziende o partner. Perché investire il tempo a riordinare le nota spese di 50 collaboratori, quando può farlo il partner che tiene la contabilità aziendale?
Delegare attività stressanti e impegnative può ridurre drasticamente i costi di gestione e agevolare il tuo lavoro.

Strumenti di gestione automatizzata

Per ottenere una significativa riduzione dei tempi e dei costi di gestione parti dall’analisi delle attività quotidiane ricorsive.
Quali sono le attività che fai quotidianamente o mensilmente? Quanto tempo stai investendo nel farlo? come potresti risparmiarlo?
Ad esempio se tutti i mesi mandi ai tuoi business traveller la stessa mail di promemoria, potresti optare per un sistema automatizzato che notificherà i termini minimi e massimi di presentazione dei documenti.

Stipulare convenzioni

Quanto è impegnativa la ricerca sistematica delle migliori tariffe sul web, in un mercato di costanti oscillazioni dei prezzi?
Basti pensare alle tariffe degli alberghi, sempre divise in bassa, media o alta stagione. Una convenzione con le catene alberghiere semplificherà notevolmente la ricerca della soluzione più giusta al giusto prezzo.
Una convenzione con l’azienda che gestisce i transfer dei dipendenti o collaboratori semplifica sensibilmente la gestione dei viaggi ricorrenti e spesso last minute oltre che ad ottimizzare i costi.

Reportistiche puntuali

Redigere report puntuali ogni mese o bimestrali aiuterà nella valutazione a posteriore degli elementi da migliorare.
Quando hai sempre sotto controllo tutti gli elementi di costo fissi e variabili è più semplice intervenire e negoziare altre politiche di prezzo.

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